Un projet à long terme

Lors de l’année 2017-2018, le Marigot s’est engagé à faire de la revitalisation de ses archives un projet phare. La genèse de cette décision trouve son origine dans l’analyse des besoins qu’Alexandre Dubé, alors étudiant finassant en archivistique, a dressé durant l’été 2017. Ce document, Préservation des archives et gestion documentaire à la Société historique et culturelle du Marigot. Rapport d’analyse de besoins, dresse le portrait des besoins du Marigot en matière de préservation des archives, contient des recommandations pour l’établissement d’un magasin d’archives photographiques et donne des pistes quant à la question de la formation du personnel et à la sensibilisation aux bonnes pratiques archivistiques. À partir de la fin de 2017, nous avons pu embaucher Alexandre afin qu’il puisse mettre en œuvre plusieurs de ses recommandations. La tâche s’est révélée d’une ampleur insoupçonnée.

Les archives du Marigot

Car, tout d’abord, que sont précisément les besoins en archives du Marigot ? Il est commun d’associer les « archives » aux vieux documents, ou aux collections et fonds à mettre à disposition des chercheurs. Il s’agit cependant d’une seule facette du rôle de l’archiviste dans l’organisme. L’archiviste joue aussi un rôle primordial et proactif dans la gestion documentaire afin que ce qui se crée d’utile en information, autant dans le domaine administratif de la Société que dans les ressources patrimoniales, puisse survivre au temps. Un défi d’une grande ampleur, surtout avec les documents numériques. Ainsi, en plus des interventions sur des documents physiques, « tangibles » – ce qui représente environ 10% de la tâche –, il y a un long travail de normalisation des pratiques et du travail ainsi que des investissements en temps et énergies dans des systèmes informatiques qui puissent garantir la sécurité des données dans un milieu où l’obsolescence est souveraine. Tout ce travail, fait dans l’ombre et en amont, vise à rendre la Société viable pour optimiser sa propre gestion, répondre le plus efficacement possible aux citoyens et chercheurs, et être en mesure, dans le futur, de développer davantage de projets de traitement et de diffusion des archives historiques, dans un monde résolument numérique.

Positionnement et valorisation du travail archivistique

Le Marigot a d’abord amélioré son positionnement sur la scène archivistique. À l’automne 2017, le Marigot s’est inscrit sur le Réseau de diffusion des archives du Québec (RDAQ), plateforme nationale de diffusion des fonds d’archives et des collections archivistiques. Des liens ont ainsi pu être tissés avec, par exemple, les archives de la Congrégation des Frères des Écoles chrétiennes.

Afin de valoriser le travail archivistique du Marigot, du contenu Facebook a été créé afin de décrire le travail en archives. De plus, à l’occasion de la célébration des 40 ans du Marigot, une exposition d’archives, notamment sur les photographies de Ville Jacques-Cartier, a été organisée. Les membres pouvaient ainsi constater l’intérêt d’une partie des collections.

Le traitement des diapositives, un élan pour créer l’expertise en archivistique

Dans le cadre d’un projet financé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), Alexandre Dubé a mobilisé l’équipe pour restaurer plus de 6000 diapositives empoussiérées et en changer les contenants. L’espérance de vie des documents est ainsi passée d’une quinzaine d’années à plus de 100 ans. L’expertise acquise permettra de traiter plus de 15 000 documents.

Les ambitions suscitées par et pour le projet de revitalisation des archives ont mené à des gestes concrets qui permettront, au Marigot de se doter d’une véritable expertise en archives. Durant l’hiver 2018, Alexandre Dubé a conçu un plan de classification intégré des documents analogiques et numériques, qui sera mis en œuvre quand le Marigot sera doté d’un réseau.

Le Marigot a fait l’acquisition du logiciel de description de fonds et collections d’archives Archi-Log, de quatre licences de la suite MS Office 2010 professionnelle, d’un disque dur externe de 4 To pour la Collection Ville Jacques-Cartier et de clés USB pour la gestion des sauvegardes. Des outils professionnels pour le traitement photographique et la restauration de dégâts mineurs sur des photographies ont aussi été acquis.

Un travail de normalisation des pratiques et procédures a été amorcé. Des formations ont été données à l’équipe du PAAS-Action. Un guide du travail avec documents d’archives et un guide de numérisation en archive historique ont été initiés. Des formations sur le traitement documentaire et sur les saines pratiques en milieu d’archives ont été offertes par l’archiviste. Alexandre a aussi établi des procédures de traitement et obtenu un avis juridique au sujet d’un gabarit d’acquisition de dons privés.

Les résultats jusqu’à maintenant

Les résultats de la revitalisation des archives sont impressionnants. Nous avons acquis une plaque lumineuse et une liseuse de microfilms. Nous avons pu traiter et sécuriser les arriérés comptables et les dossiers d’employés entre 1994 et 2012. Nous avons éliminé 6,5 mètres linéaires, soit l’équivalent de 16,25 boîtes format lettre, ainsi que 250 000 doublons de fichiers numériques. Plus 500 Go d’espace ont pu ainsi être libérés sur les disques durs.

Grâce à l’élagage, nous avons libéré l’équivalent de 2,5 bibliothèques libérées et retiré la plupart des boîtes au sol. 89 livres ont pu identifiés pour l’élagage ainsi que 16 boîtes remplies de livres à vendre et 4 boîtes à conserver. Afin d’éviter la contamination, 21 ouvrages ont été mis en quarantaine et 18 livres, atteints de moisissures, ont été malheureusement détruits. Nous avons aussi conçu de nouvelles banques de données Access pour la photothèque, les plans pour le Centre de documentation et la banque de données des cartes en vue de la migration des données.

L’essentiel est à venir

Depuis ce printemps, nous avons entrepris la classification des archives administratives. Nous formons les bénévoles et réfléchissons à l’élagage des documents. Nous réalisons le traitement de la collection des documents iconographiques.

À partir de l’automne, nous ferons l’élagage de documents, mettrons en valeur une partie de la collection de photographies et poursuivrons la classification des archives administratives. Si le projet est financé, nous aménagerons des salles adaptées au travail archivistique en hiver 2019.

Le Marigot a toutefois besoin de votre contribution afin que ce projet se pérennise ! Aidez-nous financièrement que ce soit par don, abonnement ou simplement en faisant connaître le Marigot, afin de préserver la mémoire de notre ville!